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“会长,我们到陈家村了,派人来接我们。”
“我去,你们怎么速度那么快?我也是刚到陈家村没多久,你们就全部都过来了,稍等一下啊,我立马派人去接你们。”
宗亲会的高层,接到陈尚天的任务之后,碰头商量了一下,最终还是决定先到达陈家村,再来安排底下所有典礼的任务。
接到人之后,陈尚天将这20多号人,请进自己家中的别墅。
“你们怎么那么快就来了?魔都那边的事情,全部都安排妥当了没有?还有让你们找的人,都找到了没有?”
“会长,我们大家商量了一下,准备先提前来到陈家村,然后大家再一起商量,接下来接待的各种任务。”
“这么大型的活动,在接待上面,绝对不能出现纰漏,因为地方有限,人数太多,一不小心,就要造成一些意外。”
“所以我们必须先了解整个活动当中,总共有多少个会议,流程是什么样的,必须要一一掌握,再从全局出发,每一个环节,都必须要有人负责。”
“只有了解整个活动,从开始到结束的所有流程,才能有效的,将这一场活动的接待任务,完美的完成。”
“行,稍等,我打个电话,让我家庆贵叔过来一趟。”
“喂,庆贵叔,我让魔都那边宗亲会的所有高层过来帮忙,他们现在需要知道,整个活动的开始,和结束的所有流程。”
“你现在先不要忙别的,将活动的流程资料,全部拿过来。”
“哦哦,好的,小天,他们来的这么快吗?你稍等一下,我去祠堂将这一些资料拿过去,你们好好研究一下。”
仅仅只是过了20多分钟,庆贵叔就带着人,拿着资料,来到陈尚天的别墅当中。
众人寒暄了一下之后,开始将资料上的所有流程,看了一遍,这种活动,陈成飞副会长,是最有发言权的,毕竟每一次宗亲会的活动,都是他在安排和主持。
“整个活动的流程,基本上我都已经看了,我先提一下我个人的意见,如果是没有超过一万人的活动,很多细节方面,可以忽略不计。”
“但是人数超过了十万人,就必须成立一个又一个的小组,为整个活动进行服务,每一个细节,都必须要有人盯着,要不然就会出错。”
“我的建议是,首先要成立一个活动总部,这个总部的成员,掌控着整个活动的财务,协调,分派,制定活动规划的所有功能。”
“接下来,底下再成立三个小组,这三个小组分别负责,吃,住,行,上面的所有事宜,每个小组十个人。”
“还要成立一个接待小组和礼仪小组,接待小组,分别负责客人到来的登记,以及到来客人,给红包的登记,这一些都必须要有专人记录在此。”
“礼仪小组,负责整套活动,正式开始的所有关于祠堂方面的文化礼仪,需要什么样的人手,出现在什么地方,穿着什么衣服,都必须要哪一些礼仪,都由这一个礼仪小组来制定。”
“紧跟着,还要成立一个指引小组,问询小组,以及会议小组。”
“指引小组,负责在活动当天,能够随时掌控哪些人,该干哪一些事情,该轮到谁上去发言,包括什么时间段,该由哪一个辈分的人,上去祭祖等等,都必须由指引小组来提醒众人。”
“这个小组非常的有必要,因为这一次来的人,还有很多海外,以及全国各地过来的人,根本不熟悉我们整套流程。”
“有了指引小组之后,很多人就知道在什么时间段,该做什么样的事情,不会当那一刻来临的时候,不知所措。”
“问询小组,必须在空旷显眼的地方,成立一个最少十个人左右的问询团队,必须了解和熟悉整套流程,包括整个陈家村的任何事情。”
“过来的客人,无论他们有任何的问题,只要找到问询小组,都能够解决。”
“最后一个会议小组,典礼完成之后,接下来就会举办,各种各样的会议,每一个会议,都必须要有一个小组,来为这个会议服务。”
“会议举办的时间,会议内容,会议参加人数和单位,会议的举办地点等等,都由负责这个会议的服务人员,去制定相关的流程。”
“最后一个就是民俗小组,这个小组负责在活动开启的当天到结束,所有民间戏曲,包括技艺的展现安排。”
“这么大型的活动,必须要将所有的细节,全部拆分,然后由专人负责,才能有条不紊的顺利进行下去。”
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