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请示:适用于向上级机关请求指示、批准。
批复:适用于答复下级机关请示事项。
函:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
除了以上常见的文种外,还有会议纪要、意见等也可能作为红头文件的形式出现。这些文种的选择和使用,取决于具体的官方沟通需求和情境。”
徐晨从文印室的存档文件里找到不少文件模板,对照老李告诉他的文种一一对照的细看学习,以后如果徐晨接到了写作任务就可以套用模板节约时间了。
除此以外,徐晨觉得最麻烦的是文件格式,对于新手来说不太友好。
“红头文件的格式主要包括以下几个部分:
眉首部分:
份号:秘密公文需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。
密级和保密期限:涉密公文需标注,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
紧急程度:如需标注,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
发文机关标志:由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
发文字号:编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。
签发人:上行文需标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字,签发人姓名居右空一字;签发人后标全角冒号,冒号后用2号楷体字标注签发人姓名。
版头中的分隔线:发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
主体部分:
标题:一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
主送机关:编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。
正文:公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
附件说明:如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
发文机关署名、成文日期和印章:发文机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称,居中排布在成文日期之上,以成文日期为准居中编排;成文日期一般右空四字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。加盖发文机关印章时,印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
版记部分:抄送机关:如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期:位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占一行位置,左空一字,用4号仿宋体字编排。“印发机关”左空一字,后标全角冒号;“印发日期”右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,后加“印发”二字。”
此外,红头文件还有其特定的排版格式,包括页边距、行间距、字体大小等,这些都需要根据相关规定和标准进行设置。
对于这些格式上的技术参数,徐晨暂时没有详细去死记硬背,只不过用一张纸打出来,放在桌边,如果写好了一片公文,就按照格式参数自己先调整一遍,再报给文印室校对,通过实践来记住是最有效果的。
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